Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo e arquivo
em determinado órgão, e de acordo com o correto uso das técnicas
de arquivamento, julgue os itens que se seguem.
91 A correspondência ostensiva é distribuída por esse órgão sem que os
profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu
teor.
Errada. Ao contrário dos documentos sigilosos, os documentos ostensivos podem ser abertos a fim de que o setor de Protocolo realize a classificação dos mesmos.
92 É de responsabilidade do setor de protocolo o envio de todos os
documentos para o arquivo corrente, a fim de que sejam devidamente
classificados.
Errada. O próprio setor de Protocolo é responsável pela classificação dos documentos na fase corrente.
93 O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico.
Certa. Os métodos de arquivamento podem ser básicos ou padronizados:
*Básicos: Alfabético
Geográfico - Por Estado e Por Cidade
Numéricos - Simples, Cronológico e Dígito-Terminal
Ideográficos - Afabético: Dicionário e Enciclopédico
Numérico: Decimal, Dupléx e Unitermo
*Padronizados: Variadex; Automático; Soundex; Mnemônico; Rôneo.
94 O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.
Certa. A utilização da guia-fora, quando da busca do documento, facilitará
ainda o controle de saída dos documentos que, porventura, tenham sido
emprestados. Por guia-fora entende-se um formulário onde o profissional
de arquivo anota os dados do documento e a data de saída do mesmo,
colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a
saída do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia
será inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento
estatístico das atividades do Arquivo.
95 Os procedimentos adotados para a correspondência de caráter sigiloso
consistem em sua classificação e encaminhamento ao destinatário.
Errada. O setor de Protocolo não classifica documentos sigilosos. Os documentos sigilosos deverão ser encaminhados diretamente ao destinatário, sem abertura e classificação.
Acerca de recursos humanos e materiais adotados pelos arquivos,
julgue os próximos itens.
julgue os próximos itens.
96 A unidade de acondicionamento predominante nos arquivos correntes são as caixas-arquivo.
Errada.
Acondicionamento - utilização de algum material próprio para envolver um documento visando à sua conservação e proteção.
Armazenamento - ato, em si, de armazenar documentos em locais determinados no arquivo. Ex: Estante de aço ou caixas-arquivo.
Armazenamento - ato, em si, de armazenar documentos em locais determinados no arquivo. Ex: Estante de aço ou caixas-arquivo.
Além dos termos estarem trocados, caixas-arquivo não são indicadas para arquivos correntes, devido a sua difícil localização.
97 É aconselhável o uso de arquivos e estantes de aço para o armazenamento dos documentos.
Certa. Documentos de papel: As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem).
98 O arquivista é o profissional responsável pelos arquivos, de acordo com a Lei n.º 6.546/1978.
Anulada. A referida Lei dispõe
sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, não afirmando expressamente que o arquivista é o profissional responsável pelos arquivos, mas informando as atribuições dos Arquivistas e dos Técnicos de Arquivo.
99 A metragem linear dos documentos é a medida adotada para o planejamento dos recursos humanos e materiais dos arquivos.
Anulada. A metragem linear tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço.
A medida não é adotada somente para o planejamento de Rh e Materiais.
100 O arquivamento intermediário dos documentos propicia economia de espaço físico e dos recursos humanos e materiais.
Certa. Arquivos Intermediários: Possuem valor primário. Esses arquivos devem ser mantidos em locais diferentes da sua unidade produtora, propriciando economia de espaço físico, de recursos humanos que seriam dispensados caso ainda estivessem em seu local de origem e, por conseguinte e por motivos óbvios, dos materiais que seriam utilizados no seu armazenamento.
Considerando os procedimentos administrativos adotados nos
arquivos, julgue os itens a seguir.
arquivos, julgue os itens a seguir.
101 Os documentos classificados na fase corrente deverão ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais.
Errada. A empresa pode optar por usar um aquivo central, ou ainda, usar um
arquivo setorial. A escolha varia com o aspecto funcional de cada
empresa.
Os documentos da fase corrente também poderão ser eliminados.
102 Os documentos destituídos de valor secundário devem ser empacotados e transferidos ao arquivo central.
Errada. Se o documento não tem valor
secundário, ou ele tem valor primário (e deve ficar no arquivo corrente
ou intermediário de acordo com sua frequência de uso) ou deve ser
eliminado (pois não possui valor primário nem secundário).
103 De acordo com as regras de alfabetação, no caso de homônimos, os graus de parentesco deverão ser considerados.
Certa. Os
graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem
de elemento de distinção, como no caso dos homônimos.
Ex:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
104 O plano de classificação é considerado um dos instrumentos básicos para a gestão de documentos.
Certa. O plano de classificação é um dos instrumentos mais importantes para a Arquivologia e Gestão Documental.
105 Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primário.
Certa. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor.
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